診断書を郵送で送るとき、
そのままで送るのは失礼になります。
診断書を送るにも
ちゃんとマナー、
送り方があります。
会社などへ送る場合は
とくに気を付けないと
いけませんよね。
診断書を送る時、
封筒の書き方や送る際のマナー
を紹介していきます。
診断書在中を封筒に書く意味
履歴書在中、請求書在中など。
会社に書類を送る時には
その封筒に何が入っているのかを
記載しておくのがマナーです。
診断書の場合も
「診断書在中」の文字を
記載しておくといいですよ。
何が入っているのかわかりやすくする
封筒に在中の文字を書く理由は
その封筒に何が入っているかを
担当の人にわかりやすく伝えるためです。
特に人数の多い会社、
大きな会社となると
1日の郵便物数も
半端ないと思います。
そんな封筒の山の中、
送り主の名前だけで
書類を探すのは困難というものです。
でも封筒にわかりやすく
「診断書在中」の文字を
見つければ
簡単に見つけることができますよね。
休職の処理を
早めにしたい担当にとっては
早急に書類を手にできることは
ありがたいことなんですよ。
診断書在中を書く場所、色
「診断書在中」の文字を
記載しておくと
送り先が手に取りやすくなると
説明しましたが
社会人としては
封筒に大きくマジックで
書くわけにもいきませんね。
封筒に書く際、
縦書きの場合は
「送り先の宛名の左下に書くのが基本」
です。
横書きの場合は
名前の右下に書きます。
封筒は友達に送るものではないので
柄が入ったものよりは
無地のものを選ぶようにしょう。
宛名の左下、または右下に「診断書在中」
「診断書在中」の文字は
手書きで大丈夫です。
縦書きの場合は
宛名の左下、
横書きの場合は
右下に文字を書きます。
大きさはそれほど
大きくなくてもいいですが
小さすぎて細すぎるよりは
濃く太めに書く方が
相手も見やすくなりますね。
「診断書在中」の文字の色
診断書在中の文字の色は
「赤」
という意見もありますが
赤い色の「赤字」は
会社としては
あまり良いイメージを持てない場合があるので
黒や紺で書くのが無難です。
見やすい文字にするためには
細めのマジックペンで書くと
わかりやすくなりますね。
診断書の封筒はそのまま入れる？
病院から診断書をもらったとき、
封筒に入れて
封をされている場合もありますね。
そんな時は開封せず、
ひとまわり大きめな封筒に入れて
会社に送りましょう。
「書類をいじったかな？」
と変な疑いをかけられずに済みます。
書類だけもらった場合は
折りたたんであるなら
そのまま入れてもよし。
折っていない状態なら折らないで、
クリアファイルなどに入れて
送るのがいいですね。
封筒の色は茶色か白系で
診断書は友達に送付するものではありません。
キャラクターものや
花柄の封筒で送って、
会社に「なんだこれ？遊んでるのかな」と
思われてしまう可能性もあります。
本来なら働かなければいけなく、
お休みをいただいている立場なのですから
茶色や白色の
ノーマルな封筒を
選ぶのがいいですね。
送る際の注意点、相手に事前に伝える
診断書を送る場合、
会社の担当者に前もって
「診断書を郵送しました」と
伝えておくのが良いです。
そうすることで
担当の方も
「いつ届くのかな」と
やきもきをしなくて済みます。
「診断書在中」の封筒が突然届いても
担当の方だって一瞬驚いてしまいます。
担当が前もって心構えや
準備ができるように
一報を入れてあげて下さいね。
また伝えておくことで万が一、
郵送時に紛失してしまっても
すぐに気付くことができます。
送る際の注意点、送り状を入れておく
社会人としては診断書のみを送るよりは
一言したためた文を
一緒に送っておくと
相手へ与える印象は良いと言えます。
文章は手書きでも
パソコンで打ったものでも大丈夫。
それほど難しい文章を
打つ必要もありません。
ただ
「診断書を添えたこと」
「休みをいただいて申し訳がないということ」
「今後の回復の見通し」を
簡単に記載しておくと
会社も今後のことを考えることができますね。
会社を休むということは
会社だけでなく、
会社にいる同僚にも
少なからず迷惑がかかっているということなので
それに対する謝罪の一言をしたためておくと
同僚からの心象も悪くないですよ。
診断書に一緒に入れる送り状、
添え状って何をどう書けばいいのか…
手書きがいいのかなど、
例文など紹介しています。
まとめ
診断書を会社に提出する機会は
そんなにはないことですが
社会人としてマナーは
しっかりしておきたいですね。
「封筒の宛名の左下、もしくは
右下に診断書在中の文字を書くこと」、
「文字の色は黒系で濃くて見やすいこと」、
「送る際には会社の担当に一報を伝え、
送り状を一緒に同封」すること。
ポイントを守って診断書を送れば
会社に悪い印象を与えずに休みをもらい、
身体を回復させることができますね。
