診断書が折り曲げられて封書で封印の場合は再発行?郵送の方法






診断書の取り扱い方を誤ると、あなたの信用を失ってしまうもしれません。
「診断書は折り曲げていいの?」「郵送方法とは?」
初めて診断書を発行してもらい
会社に送る時には不安と疑問でいっぱいですよね。

私も突然入院する事になり
診断書を提出する機会がありました。

その際、
診断書だけを送りつけるという失態をしており
復帰した時上司に
「あれはダメだよ~!今度また、同じ事があったらきちんとしないといけないよ」
と言ってもらった事を思い出しました。

そのような事態は突然やってきますので、
慌てず対応出来るよう今回は診断書について
ご紹介していきますのでぜひご参考にして頂ければと思います。

 

診断書が折り曲げられて封書で封印の場合はそのまま提出

体調管理をしっかりしていても、
病気になったり、怪我をしてしまったり
誰にでも突然やってくる体調不良…。

休職することになれば、病院にて診断書を発行してもらう事になり
診断書を発行してもらったら、早めに会社に提出しなければなりません。

診断書の提出方法としては、二通りあります。
① 直接会社に持参する
② 会社宛てに郵送する

基本的には、
直接会社に持参するのがよいですが
休職するという場合は、
体調的に外出する方が悪化してしまう事もあるかもしれません。

そんな時は、迷わず郵送してください。

さて、
病院で発行してもらった診断書が
封印されていたら開封はせずにそのままの状態で提出しましょう!

休職する期間、診断名など自分の目で確認したいという気持ちはよく分かります。
例え、封印されている診断書をあなたが開封してしまったとしても
自身の診断書であるので問題はありません。

しかし、
提出する会社にとって開封した診断書が手元に届けばどう思うでしょうか?
あなたが診断書に何もしていなくても偽造を疑われる可能性も出てきてしまいます。
一度開封をしてしまえば、必ず開封したのが分かってしまいます。

どうしても中身が気になるのであれば
病院側に中身を確認したいという事を伝えれば、
きちんと教えてくれるはずです。

また、
会社の上司が話しやすい人であれば
開封した時に自身の分も一部コピーをして欲しいと
一言伝えておけばいいかもしれませんよね。

あなたが診断書を開封せずとも、
他の方法で中身の確認をする事は出来ます。

会社に提出する際は、開封せずそのまま郵送するようにしましょう。

 

 

診断書が折り曲げられて封書で封印の場合の郵送の方法

突然、会社に診断書が送り付けるということは
社会人としては失礼にあたりますので、
会社に診断書を郵送する際は、
上司に一言
「診断書を郵送するので確認をお願いしたい」
と電話で伝えておくようにしてください。

また、
診断書が封印されている場合は
そのままの封筒で郵送するのはやめましょう。

診断書が入っている封筒がそのまま入るサイズの封筒に、
添え状と一緒にして郵送するようにしましょう。

添え状に記載する内容としては下記の通りです。

① 日付
ビジネス文書であれば、日付は必要です。
いつ作成したのかを相手が知るためでもあるので、必ず記載してください。

② 宛先
企業名、部署、個人名を記載する際、
誤字脱字がないか必ず確認してください。
ここを間違えてしまうと、
大変失礼にあたりますし自分だとしても
名前など間違えていたらいい気はしませんよね。

③ 署名
自分が作成した書類であるという事を証明するためにも、
記載してください。
また、
注意してほしいことは
宛名よりも署名が高くならないように気を付けましょう。
失礼にあたる可能性があります。

④ 導入のあいさつ
ビジネス文書を作成したことがある人であれば
問題ないかもしれませんが、
「拝啓」「あいさつ」「本題」「敬具」の流れで終わらせてください。
本題については、迷惑をかけていて申し訳ないという事が
きちんと相手に伝わるような内容を書くように心がけてください。

⑤ 提出する書類名、枚数
提出する書類は何なのか、枚数は何枚なのか、
添え状を見て分かるように
記載するようにしましょう。

また、郵送する封筒には「診断書在中」と記載しておくと
会社側も一目で分かるので
送付する際は忘れず記載するようにしてくださいね。

 

添え状の例文を3つ紹介してます。

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病気やケガなどで長期的に入院が必要になった時、 会社へ診断書を提出することになります。 多くの場合は入院中などで本人が会社へ提出できないので、 郵送する形になります。 その際は、診断書と一緒に添え状を一緒に提出することがマナーになり...

 

まとめ

いかがでしたか?
体調管理は徹底していても、病気や怪我は突然やってきます。

そうなると診断書を提出するということは、
いつ誰にやってくるか分かりませんよね。

診断書一つ会社に送付するだけでもマナーが存在し、
社会人になれば自分の行動に責任を持たなければならないのです。

たかが診断書を会社に提出するだけ。
あなたはそう思うかもしれません。

しかし、
その軽い気持ちが復帰した時の周りのあなたに対する印象が
変わってしまう可能性もゼロではないはずです。

ぜひ、今回ご紹介した事をご参考にして頂きマナーを守って
診断書を提出して頂ければと思います。

また、休んでいる間は肩身が狭いというか仕事は大丈夫かな?
と色々心配な事も多いと思います。

気持ちはよく分かりますが、
今は自身の体を治す事だけを考えて仕事の事を考えるのはお休みしましょう。

復帰出来る時がきたらあなたが休んでいる間、
誰かがあなたの代わりをしてくれていたという事を忘れずに
周りの方に感謝の気持ちを伝えてくださいね。

 

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