診断書を郵送するときの添え状は手書き?書き方の例文3選!

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病気やケガなどで長期的に入院が必要になった時、
会社へ診断書を提出することになります。

多くの場合は入院中などで本人が会社へ提出できないので、
郵送する形になります。

その際は、診断書と一緒に添え状を一緒に提出することがマナーになります。

いきなり診断書だけ送られても、
「退職願?」と取られてしまっては困るでしょう。

ですから、
「こういった訳で入院することになりましたので、その間仕事をお休みします」
ということを伝える必要があるという訳です。

では、
その添え状は手書きが良いのか?パソコンでも良いのか?
といった迷いがある方も多いと思います。

そして添え状には、なんと書けば良いのか?など、
例文も一緒にご紹介します!

 

会社へ診断書郵送、添え状(診断書)の例文(縦書き)3選!

診断書と一緒に送る添え状は、縦書きでも横書きでもどちらでも構いません。
パソコンか?手書きか?についても
どちらで書くべきかという決まりはありませんので、あまりこだわらなくてもいいです。

大事なのは、相手にきちんと内容を伝えられているか?

そして、丁寧であるか?なのです。

私、個人的には私事で長期に渡って会社をお休みする訳ですから、
その間上司や同僚に迷惑を掛けることになります。

ですから、その詫びの気持ちも込めて手書きでと思いますが、
あくまで個人の考え方なのでパソコンでも決して失礼ではありません。

では、添え状に書く文章はどのように書けばいいでしょうか?

これは、詫びの気持ちを入れるにしても
あまりくどくどと長くなってはいけませんし、
短すぎても相手に気持ちが伝わりません。

「長すぎず短すぎず、しかしシンプルに」が一番いいのです。

では今回は、縦書きの場合でいくつか例文をご紹介します!

  1. 拝啓から始まり詫びの言葉と、封筒に入っている内容を書いて敬具で閉じる。
  2. 添え状を書いた日付を書く。
  3. 所属(部と課)を書く。
  4. 自分の名前を書く。
  5. 会社の名前を書く。
  6. 自分が所属している部の上司の名前を書く。

必ず記しておいてほしいのは、以上の6項目です。
では、最初の詫びの文章を入れた拝啓から始まる文章の書き方です。

 

《例文1》

拝啓 時下ますますご清栄のことと存じます。
このたびは、私事で大変ご迷惑をおかけしますことを心よりお詫び申し上げます。
診断書1通、疾病手当申請書1通を同封いたしましたので、
ご査収のほどよろしくお願いいたします。
                                  敬具

                         令和〇年〇月〇日
                           〇〇部 〇〇〇〇課
                              (自分の名前)

〇〇〇〇株式会社
〇〇部 〇〇〇〇課 〇〇〇〇様

これを縦書きにすればいいのです。
もちろん、横書きの場合はこのままで大丈夫です。
また別の書き方もご紹介しておきましょう。

 

《例文2》

令和〇年〇月〇日
〇〇〇〇株式会社
〇〇部 〇〇課
〇〇〇〇様
(自分の名前)送付状
拝啓 ますますご清栄のことと存します。
診断書を送付させていただきます。
私も引き続き回復に努めてまいりますので、しばしご迷惑をおかけしますが、
何卒よろしくお願い申し上げます。
敬具

 

もう1ついきましょう。

《例文3》

令和〇年〇月〇日
〇〇〇〇株式会社 〇〇課
担当 〇〇様送付状
拝啓 この度、私事で大変ご迷惑をおかけしますことを心よりお詫び申し上げます。
診断書並びに疾病手当申請書を同封させていただきました。
ご査収のほどよろしくお願いいたします。

                                   敬具
                                 診断書1通
                             疾病手当申請書1通

このようになります。
いずれも縦書き、横書きどちらでも問題ありません。

 

 

診断書の郵送方法、一般書留と簡易書留

診断書を封筒に入れる際は、
できれば診断書を折り曲げないで入れられる大き目の封筒が望ましいです。

診断書がA4サイズであれば、A4サイズの茶封筒でも問題ありません。

封筒には、会社名と上司の名前とその横に「診断書在中」と書きます。

そして、この封書を送る前に事前に電話でも良いので、
診断書を送ることを上司に連絡しておきましょう。

そして、速やかに郵送します。

 

診断書の郵送は一般書留か簡易書留か

診断書を郵送する時にどのような方法で郵送すればいいか?
これも基本的に決まりはなく、普通郵便でも構いません。

しかし、会社宛てで大事な書類が入ったものを普通で送って
郵送途中で破損など何かしらのトラブルに巻き込まれたりしたら、
大ごとになりかねません。

メール便はオススメできません。

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多くはやはり「書留(特殊取扱郵便物)」という形で送ることになります。

そこでよく用いられるのが「一般書留」と「簡易書留」です。

この違いは何か?以下に2つの違いをあげてみます。

・「一般書留」…引き受けから配達までの送達過程を記録し、
引き受け番号(問い合わせ番号)からオンラインで配達状況が把握できます。
郵送途中の紛失、破損などあった場合は、実損額を賠償してもらえます。
・「簡易書留」…一般書留に比べ、料金が安いです。賠償額と追跡機能に制限があり、原則5万円までの実損額になり、「荷物を出した郵便局」「出した時間」「荷物が到着した郵便局」「着いた時間」を記録しています。

細かくチェックしたい時は、一般書留を選んだ方がいいでしょう。

また一般書留は、通常郵便に430円が追加になり、
簡易書留は通常郵便に310円が追加されます。

郵便局で「書留・特定記録郵便物等差出表」がありますので、
それに依頼主の住所と名前、届け先の名前を書いて料金を支払います。

一般書留も簡易書留も専用封筒はありませんので、普通の封筒で構いません。

 

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