メールの宛名を部署で書きたいとき!!ビジネスマナーそれ合ってる!?

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今は、メールって連絡手段としてかかせない存在なので
皆さん会社でよく使われていますよね。

宛名の敬称を紹介していきます。

 

 

メールの宛名が部署の場合

部署にメールを送る時の基本宛名の敬称は社外・社内で異なります。

 

① 社内の場合。

「●●●部 御中」

社内の場合は、会社名は省略して問題ないと思いますが
同じ社内の中の別の部署宛てに送るのであっても
「御中」をつけるのが基本になります。
社内宛てのメールでもルールはしっかり守らなければいけませんよね。

 

② 社外の場合

「〇〇〇〇株式会社 ●●●部 御中」

社内宛てと同様で御中をつけるのですが、
社外の場合は会社名を必ずつけるようにしましょう。

次に、社内の部署内の方を特定しない場合のメールの宛先は
「御中」で問題ありませんが部署全員の方に
メールを読んでほしいという場合には、「各位」が正しいでしょう。

また、ここで注意してほしいことは
「御中」「各位」の敬称を使う場合は「様」までつけてしまうと
二重敬語になってしまいますので、気を付けるようにしてください。

メール一つにもルールやマナーがきちんと存在するのです。
メールは簡単に使えるので、軽く思いがちですが
メールを送るのも大事な仕事の一つです。

社内、社外問わず気持ちよく仕事をするためにも

メールを使いこなせるようにお手伝いが出来れば幸いです。

 

順番は誰から!?メールで差出人を連名で書きたい!

 

会社で送るメールや書類は、個人でも送りますが「連名」で
メールを送ったり、書類を作成したりすることも多いはずです。

さて、あなたはその「連名」を知っていますか?
連名とは、複数の方の名前を並べて記載することで、
個人名、部署、別会社と連名で送ったりと種類は様々です。

連名でメールを出す時の例を一部ではありますが
下記の通りご紹介させて頂きますね。

 

① 同じ会社で部署も同じ方が連名で出す場合

株式会社〇〇〇〇〇
●●●部
  部長 △△△ △△
  課長 ▲▲▲ ▲▲

このような場合の基本的な考えとしては、
上位に記載する方はメールの業務内容の責任者です。
その下に記載する方は、窓口や担当されている方を記載します。

 

② 同じ会社の別の部署に所属の方と連名で出す場合

株式会社〇〇〇〇
●●●部
主任 △△△ △△
□□□部
主任 ▲▲▲ ▲▲

このような場合、差出人の部署がそれぞれ違う事を
正確に記載する必要があります。
上位に書く方はメールを出す内容と関連性が強い部署の方を
記載するようにしてください。

さて、仕事以外で連名を使う場合は、
案内状や年賀状などの場面などで
連名にしているのをよく目にするのではないでしょうか。

仕事以外で連名を使う基本として、
夫婦の場合は名字を省略したりしますし、
また、人数が多い場合も略したりすることってありますよね。

しかし、会社でメールや書類を作成する場合に
連名にする時は省略をしてはいけません。
省略することは、失礼になりますので
そこは注意するようにしましょう。

 

連名にて失礼いたします!メールで好印象の書き方!

メールは電話と違って、相手の時間を拘束せずにすむという事が
大きなメリットだと思います。

しかし、
相手がいつ読むのか。

緊急に対応してほしいんだけどな~。
すぐに確認してほしい内容なのだけど。
そのような事がデメリットで上げられることも事実ですよね。

だけど、そんな時はメールで用件を送った後に電話をして
すぐに確認してほしい事を伝えるとトラブルにもならないし
相手の方にもよい印象を与える事が出来るのではないでしょうか。

また、差出人を「連名」で送る時のポイントは上記で書かせて頂きましたので
「連名」で送る場合は、そちらを参考に記載頂き
さらに「連名にて失礼いたします」
というような一行を付け加えてみてください。

その一行を付け加える事で、
メールを受け取る側の印象も違うのではないでしょうか。

そして、相手に仕事を依頼するメールを送る時は、
それがどのような内容であったとしても
相手の時間を取らせてしまうという事を忘れないでください。

依頼する相手に、何をお願いしたいのかを整理して
相手が分かりやすいような言い方と
文面からも誠実さが分かるような内容のメールを送れるといいですよね。

何度も言いますがメールは顔や気持ちが分からないやりとりなのです。
そして、メールは一番簡単なやり取りではありますが、
電話や直接会ってお話しする事よりも、
気を使う必要があると筆者は思います。

 

まとめ

いかがでしたでしょうか?

メールって皆さんご存知の通りとっても便利です。
しかし、メールを打つ言葉使いや、マナーに注意しないと
知らないうちに悪い印象がついてしまう可能性だってあります。

筆者もメールを送る時は、何度確認をしても送信ボタンを押すのに
とっても時間がかかってしまっていました。

あなたの印象だけでなく、
会社の印象さえも悪くなってしまっては大変なので
ぜひメールの書き方やルールを覚えて頂き、
相手のことも考えて上手くメールを使いこなせるようになりましょう。

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