社内社外へ同時にメールを送りたいときのポイント、CC、BCC!?

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社内でも社外でも連絡を取る手段として
かかせないメールではありますが、
メールを送る時って悩みませんか?

「TO」はよく見たり聞いたりするので分かるにしても、
「CC」、「BCC」ってなんだろう?

初めて使う人ならそう思うはずです。
筆者もそうでしたよ~。

入社したての頃、上司によく言われたのが
メールを僕にも「CC」で入れといてね。とか
今回は、「BCC」で入れといてなど。

えーっと…すみません。
どうやって送ったらよいのでしょうか?

そうやって、指導してくれていた方に
聞いてメールの機能を教えてもらったりしました。

学生時代からスマートフォンでメールを送る時、
「CC」、「BCC」という文字を見たことはありました。

しかし、筆者だけでしょうか。

学生時代は、メールを送る時には使う事もなかったので
誰に聞く事もなくすごしてきたのです。

学生時代は使う事がなかったですが、
入社してメールを送りだすと
よく使うようになりました!

そして、使われている方なら
よく分かると思いますが、
とっても便利なのです。

今回は、その便利さを皆さんにもご紹介させて頂きますね。

 

 

できる社員になる!社外メールにはCCで上司も忘れない!

では、まず「TO」「CC」「BCC」について
ご紹介させて頂きます。

「TO」とは?   あなたに対して
メインでメールを送っているということ。
あなたに依頼しているということ。

「CC」とは?   TOの方にメールを送りましたが、
あなたにも確認をしてほしい。
あなたも情報を共有しておく必要がある。

「BCC」とは?  「TO」「CC」で送っている方には、
あなたのメールアドレスに送っている事が分からない。

簡単な説明ではありますが、
「TO」「CC」「BCC」についてご理解頂けましたか?

今回は、「CC」にスポットを当てて
進めさせて頂きたいと思います。

自分の上司に対して、情報を共有するために
「CC」を使う事はよくあることですよね。

社内同士のメールで「CC」を使うことは、
特に気にする必要はないかと思いますが、
社外の方とのメールで「CC」を使う際は
注意が必要になると思います。

メールを送ろうとしている社外の方と
「CC」を入れようとしている自身の社内の上司は
お互いメールアドレスが知れても問題ないかということ。

この問題って、見落としてしまう問題ではないでしょうか。

実際、筆者も相手に確認することを忘れて自社の上司を
「CC」に入れて送ってしまい指導の方に、
確認したの?
と聞かれて、ヒヤッとした経験があります。

その時は、相手の企業の方も気にしなくて大丈夫だよ!
と言って笑って許してくれましたのでよかったですが…

その確認を怠った為に
今後の相手企業との関係性に
悪影響を及ぼす可能性だってあるのです。

自社の上司だから「CC」に入れることは
相手の企業も大丈夫だろう。
そのように思ってしまう事も分かるのですが
その考えは危険です。

だから、まず「CC」を入れる場合は相手の企業の方に、
自社の上司にも情報を共有したい為
「CC」に入れてメールを送ってもいいのか確認をしてください。

その確認の一つが、
あなたの企業の今後の信用に関わってくるかもしれない
ということをどうか忘れないでください。

相手企業の方に確認がとれたら、
堂々と自社の上司の方を「CC」に入れてください。

そして次に気をつけたいことは、
社外の方にメールを送る際は自社の方はすべて呼び捨てにします。
それは、例え「CC」に入れるのがあなたの上司だとしてもです。

これは、メールを出す時の基本になりますので
覚えておいた方がよいと思います。

また、メールを送る時「CC」に入れて送った相手が
もしかして見落としてしまったりするかもしれません。
そのため本文の宛先の下に「TO」、「CC」また「BCC」にしても
送る方の人の名前を入れておきましょう。

例えば下記のように入れておくといいと思います。

TO:〇〇〇〇株式会社  ▲▲▲様       (相手企業)
 (CC:△△△△株式会社  ●●●、□□□) (自社)

それから、上司に「CC」に入れてほしいと
依頼されたりした場合はいいですが
この情報は上司には関係ないけど、
一応送っておこうかな。など…

あなたが、もし迷ったりしたら
「CC」で送る必要があるかを確認しましょう。
なんでもかんでも「CC」で送っていたら、
上司もまた送ってきてるなぁ~。

いつもの事だと思い込んで大事なメールを
見落としてしまう可能性だってあるかもしれません。

 

まとめ

いかがでしたでしょうか?
メールって、日常生活、仕事上共に
連絡、報告するにはかかせないですよね。

その中でも「CC」って、
上司や部下に進捗状況を報告する為にも使えて
とっても便利ですのでぜひ使って頂きたいと思います。

ただし、ムダなトラブルを防ぐためにも
情報を共有する必要がないものは送らないようにしましょう。

そして上記でも書かせて頂きましたが、
社外の方にメールを送る際などは
相手の企業の方に必ず確認をしてください。

確認することの大切さは、
筆者も身を持って実感しております。

あなたのメール一つさえも、
会社の顔として捉えられてしまいます。

お互いが気持ちよくお仕事が出来るように
ぜひ、「TO」「CC」「BCC」を使いこなして
メールを送る事が苦痛にならないようにできるとよいですよね。

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