初めてメールを作成する時って
ドキドキですよね。
メールの内容の確認もそうですが、
宛先にしても頭を悩ませる事ですよね。
この人とあの人だったら、どっちを先に持ってくるんだろう？
あれ？分からない…。
大丈夫！あなただけではありません。
筆者もそうでした。メールって手軽に発信出来る手段なのですが
送るまでがとっても時間がかかったりして…。
今回は、そんなメールを送る時に困らず
スムーズに対応出来るように説明させて頂きますね。
送信前に確認！部長様はダメ？正しいメールの使い方！社内編
社内だから、
少し間違えても許されるだろうという甘えは捨てましょう！
筆者もそう思っていて恥をかいた事があるので、
社内・社外問わずマナーを守ってメールを送るようにしましょう。
メールで一番最初に記載するのが、宛先ですよね。
まず、宛先はどのように組み立てていくのか知っていますか？
基本を知っていれば簡単で、当てはめて組み立てていくだけで
簡単に完成するので、ぜひ知っておきたいですね。
「会社名・部署名・役職・名前・敬称」
この順で当てはめて宛先を作成していきます。
ここで、敬称とは？という方のために説明させて頂きますね。
敬称とは、人の名前、役職などの下につける事で
相手に対しての敬意を表す表現になります。
個人に対しては「様」、
組織に対しては「御中」などをつけることになります。
先程ご紹介させて頂きました
宛先の基本に当てはめると、例としてこのようになります。
「〇〇〇〇株式会社 〇〇〇部 部長 ●●●様」
もし、社内の方であれば会社名は必要ありませんので
「部署名・役職・名前・敬称」で当てはめて作成しましょう。
ここで注意しておきたいことは、
役職にはすでに敬称が含まれているので
「役職」と「敬称」が二重にならないように
気を付ける必要があります。
例えば、
「〇〇〇部 部長 ●●●様」
「〇〇〇部 〇〇〇部長」は問題ありませんが
「〇〇〇部 〇〇〇部長様」はNGになります。
「〇〇〇部長様」や「〇〇〇部長殿」など役職の後ろに
「様」、「殿」はつけません。
また、宛先の順番は役職の高い方から順に記載していきましょう。
この方法で、社内に送る宛先の作成方法は
お分かり頂けましたでしょうか。
社内メールもお互い気持ちよく仕事をするためには、
宛先や、送信の順番など間違えずに送れるようにしたいですよね。
メールを複数人に同じ内容を送りたい！こんな時の宛名の書き方は？
複数の方にメールを送る事は、更に気を使うものですよね。
複数の方にメールを送る時のルールも
基本は相手が一人の時と変わりありません。
複数人にメールを送る場合、
宛名は連名で全員の方の分を記載する事が
基本的なルールになります。
送る先の相手がすべて同じ会社に所属している場合
最初に会社名を記載してから、名前を記載します。
例えば
「〇〇〇〇株式会社 〇〇〇部
- ●●様、●●●様、●●●様」
このようになります。
人数が多い場合、並べると見にくいと感じる場合があるので
あまり多くの人数を並べるのは避けましょう。
別の会社の方に送りたい場合
「〇〇〇〇株式会社
- ●●様、●●●様
△△△△株式会社
- ●●様、●●●様」
このようになります。
会社名の順番は、相手との関係性が重要なので
気を付けて順番を決定しましょう。
また、ここでも宛先の名前は肩書順に並べます。
宛先が大人数の場合
プロジェクトなどメンバー全員で
情報を共有したい時ってありますよね。
そんな時は、連名で宛名を記載すると見づらくなるので
「各位」や「〇〇〇部各位」などでまとめましょう。
まとめ
いかがでしたか？
これでもう、悩まずにメールが送れるようになりますよね。
中身のチェックも大切ですが、
宛先のチェックもどうか送信ボタンを押す前に確認しましょう。
メールって、一度送ってしまうと
履歴が残るため取消がききませんからね。
メールを軽く考えていると、
今後の仕事に影響を及ぼしてしまうこともあるかもしれません。
お互い気持ちよく仕事が出来るように
正確にメールを送れるように
必ず確認を怠らないようにしましょう。
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