ビジネスでも日常でも、
連絡手段として
当たり前に使われているメール！
履歴を残したいという意味では、
欠かせない手段ですよね。
しかし、
履歴が残るという事は便利ではありますが
もし、誤った情報や宛先に送信してしまうと
大変だということです。
筆者も普段メールを送る時、
ついつい確認を忘れて送ってしまい
送った後に
「間違えてるよ！」
と指摘されて、
「はぁ~。」
と落ち込んだりする事もあります。
連絡手段として
メールを使うことは、
いい所も沢山あります。
ぜひ、正しく活用するために
どんな事に気を付けたらよいのか
見ていきましょう。
御中を使ったらダメ！！メールを送りたい会社名が複数の時は〇〇！！
社内・社外問わず、手軽に連絡が出来るって
本当に便利ですよね。
私たちは、携帯のメールに慣れ親しんでおり、
メール自体軽いものだと考えがちですが、
それは大きな間違いです。
社内・社外問わず誰が見ても問題ないように
中身を送信前に
再度確認して送るようにしましょう。
では、まず「御中」ってどんな時に
使うものでしたでしょうか？
御中という宛名は、
企業や、組織名の後につける事が
正しい使い方になります。
よく間違えられがちなのが、
人物の後につけてしまう、
担当者の後につけてしまうなど。
ダメな例えは…
「〇〇〇〇会社 〇〇〇部 ●●●課長 御中」
「〇〇〇〇会社 〇〇〇部 ●●●●ご担当者御中」
こちらが、よく間違えられるようなので
皆さんも気を付けてくださいね。
では次に、
複数の会社にメールを送信する場合に
気を付けたい事をご紹介させて頂きます。
まず、
複数社にメールを送る時は
些細なトラブルを避けるため、
メールを送る前に
メールアドレス、
会社の情報等を
送信する相手に
知らせてよいのかを
確認しておきましょう。
一緒に仕事しているから大丈夫
というのは、
後に
トラブルになった時に
お互いがいい気をしないので、
最初にそこだけは
気を付けた方がよいと思います。
承諾が得られたら、
次は宛先になります。
まず、
最初に会社ごとに分けて、
会社名・部署名・担当者名を並べてます。
その際、
その会社の上の立場の方の名前から
順に記載していきます。
ここで注意したいことは、
記載する順番は
担当者の役職ではなく、
その仕事への重要性、
会社の関係性が最も重要になり、
会社ごとの順番は、
それで決まってきます。
では、
次に「御中」を使わない時とは
どんな時でしょうか。
企業の中の個人に送る場合には、
会社名に御中をつけません。
その場合は、下記の通りになります。
「〇〇〇〇会社 ●●●様」
相手企業の組織全体に向けたメールを
送信する場合は
「各位」で
全員に送信しましょう。
最後になりましたが、
人間間違える事もあると思います。
入社したての頃
メールでの失敗が
多々あり
反省の連続でした。
宛先を何度も確認していたら、
中身の情報のチェックが甘く
間違えていたりして、
こんなミス何故気づかなかった？
と後で見直せば
すぐ分かるような事も
よくやってしまいました。
送った後に、
宛名、内容が間違えていたら
気付いた時点で早急に謝罪文とともに
正確な情報を送ってください。
自分にとっては、
些細なミスもその後の企業との関係に
影響してしまうかもしれません。
そうならないためにも、
送信ボタンを押す前に
もう一度間違いがないか
確認をしてくださいね。
まとめ
とっても便利な連絡手段の一つとして
メールがよく使われていますよね。
ビジネスでメールを使うことは、
様々な年代の方に見られる事を
意識した方がよいと思います。
また、
中にはマナーに厳しい方もみえますので、
メールを送る際は慌てず、
メールの中身、宛先を
しっかり確認して、
送信ボタンを押す前にも
再度確認を行い
心に余裕を持った状態の時に
送るようにしましょう。
メールを送るといった行動も
決して軽く考えず、
気持ちよく丁寧に行いたいものですね。
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