もしも、急な病気やケガで会社を休職しなければならなくなった時、
ほとんどの会社で病院からの診断書を提出するように求められます。
その診断書を持って会社に出向くことが出来ればいいのですが、
病気やケガの状態でそれが出来ないことも大いにあります。
そういった場合は、診断書を郵送で送ることになりますが、
直接会社の人と顔を合わせない分、
印象を悪くしないよう社会人としてのマナーをきちんと守った送付方法が
知りたいですよね。
今回は、提出先の会社にマイナスイメージを与えないよう、
添え状の書き方は縦書きが好ましいのか、
例文なども合わせてご紹介していきます。
診断書郵送のお願いの手順、まずは確認を！
病院に行って、会社に出社できない状況だと診断された場合、
まずは会社の上司に連絡をします。
その際、休職の手続きについても確認しておきましょう。
多くは病院からの診断書が必要となりますし、
会社によっては他の書類なども提出する必要があったりしますので、
事前に確認をしておきます。
また、診断書などの書類を直接持って行けるのか、
もしくは郵送させてもらいたいのかをきちんと上司に報告することが大切です。
郵送にさせてもらう理由も、
きちんと病気やケガの症状を説明したうえで了承を得られるようにしましょう。
事前の電話で伝えておくこと、
聞いておくことのポイントをまとめました。
・現在のケガや病気の状態を詳しく伝える
・休職したい旨を伝える
・おおよその休職期間を伝える
・必要な提出書類を聞いておく
・提出書類を郵送したい場合、その理由を伝える
・郵送の場合は誰宛てに郵送すればいいのかを聞く
上司に休職願いの旨を伝えるだけでも、
緊張するでしょうから一回の電話で用件が済むように
事前に話す手順やポイントをおさえておきましょうね。
診断書の郵送の添え状（診断書）の例文（縦書き）
病院から診断書をもらうとすぐに会社に郵送したいところですが、
そのまま診断書のみを封筒に入れて送ってしまっては、
とても会社に対して失礼にあたります。
診断書を送る際には、
必ず添え状というものを一緒に同封して送ることが
社会人としてのマナーとなります。
しかし、
添え状などを書く機会はそうそうあるものではないですので、
どの様に書いていいのか分からない人が多いのではないでしょうか？
添え状の書き方と例文をいくつかご紹介していきますね。
添え状には縦書きと横書きがあり、
さらには手書きのものとパソコンで書いたものと様々な書き方があり、
どれが一番ふさわしいか悩んでしまいます。
結論から言いますと、どの方法で書いても大丈夫です。
内容も分かりやすく、丁寧に書くことを心掛ければ印象が悪くなることはないでしょう。
次のような例文を参考にして添え状を書いてみてください。
添え状の例文その1
日付
会社
担当課
担当者様
○○送付状
拝啓 貴社益々ご清栄のことと申し上げます。
診断書を同封させていただきます。
私も引き続き回復に努力しております。
ご迷惑をおかけいたしますが、何卒宜しくお願い申し上げます。
敬具
添え状の例文その2
○○年 〇月〇日
○○会社
総務部 人事課
○○様(担当者の名前)
〇○(ご自身の名前)
送付状
この度は私の病気により大変ご迷惑をおかけしています。
大変申し訳ございません。
診断書を同封させていただきます。
現在は、回復に向けて毎日励んでおります。
○○課の皆様にもよろしくお願い申し上げます。
記
診断書1通
まとめ
不意な病気やケガに見舞われてしまうと、
周りに対する配慮をする余裕もなくなってしまうものですが、
休職中に上司や周りの同僚に迷惑をかけてしまうのを
忘れないようにしましょう。
今回ご紹介した添え状一つだけでも、
会社の受け取る印象も変わってきますし、
復帰してからのご自身の会社内での状況にも影響してきます。
周りへの配慮と復帰してからスムーズに業務に戻れるよう、
きちんとした添え状を同封して
診断書を送るようにしましょう。
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