万が一病気などにかかって
会社を休職したり、
退職したりしなければならない場合、
病院で診断書をもらって、
会社に提出しなければなりません。
病気といっても、
会社に出向くことが出来れば、
診断書を直接持っていくのが
一番いいのでしょう
病気の内容によっては
会社に出向くことが出来ないこともあります。
そうなった場合は
診断書は会社に郵送することになりますが、
どの様にして郵送するのが
ベストなのでしょうか？
病院で診断書を書いてもらうだけで
5000円くらい掛かってしまいますし、
大切な書類を確実に
会社に届けてもらわなければなりません。
もし、
退職したくて提出したのに、
会社側が診断書の提出を
認めない可能性もあります。
そうならないために、
確実に会社に診断書を送る為に、
配達の記録が残るものがいいですね。
送料なども安く
気軽に使えるメール便などもありますが、
診断書の場合は
信書扱いとなる為、
メール便では
送ることが出来ません。
そこで、
診断書を送るには書留という方法が最適になります。
今回は書留の種類と郵送方法につて
詳しくご紹介していきますね。
診断書の郵送方法、一般書留と簡易書留
会社に提出する診断書などの書類は、
書留で送るのが
最も最適な方法と言われていますが、
そもそも書留とな何なのでしょうか？
また書留にも
一般書留と簡易書留と現金書留の3種類がありますが、
現金書留以外の2種類の違いが
分かりにくいようです。
書留とは、
郵便局で取り扱われている郵便物の中で、
追跡番号のついた履歴の分かる郵便物をさします。
追跡番号が付いていることで、
重要な書類やチケットなどを送る時に
使われることが多いのです。
その中でも、
一般書留とは郵便物の引き受け地点、
中継地点、
配送までの全ての経過を記録できるもので、
紛失した場合は
10万円までの保証がついているものになります。
その為、
送る際は普通郵便の料金に
追加で430円を支払うようになります。
簡易書留の場合は、
郵便物の引き受けと配達のみの記録が付くものになり、
5万円までの保証が付いています。
郵送の際に普通郵便の料金と
310円の追加料金で送ることが出来ます。
現金書留の場合は専用の袋が必要ですが、
一般書留と簡易書留の場合は
専用の封筒は必要ありませんので、
ご自身で用意された封筒を使用しても大丈夫です。
診断書の郵送方法の宛名の書き方
では、
早速診断書を会社に送ってみよう！と思っても、
診断書だけをそのまま送っていいの？
と疑問に思いますね。
さらに
書留って追加料金分の切手を貼っていれば
ポストに出してもいいの？など、
まだわからないことがあります。
具体的に診断書を郵送する手順をお伝えしますね。
まず、
病院でもらった診断書が封筒に入っている場合は、
そのままの状態でさらに一回り大きめの封筒に入れます。
もし紙の状態のままでしたら、
そのままA4サイズの封筒か、
3つ折りにして封筒に入れます。
その時、
からなず添え状も一緒に同封するようにしましょう。
もし、
毎月診断書を提出しなければならないなど、
何度も送付する必要があったとしても、
毎回診断書と共に添え状も同封することが
社会人としてのマナーとなっていますので
忘れずに用意しておきましょう。
封筒に提出先の記入をする際は、
一般的には左揃えでの記入が好ましいです。
勤務先での直接の上司宛に送るのか、
人事担当宛てに送るのか
会社によってまちまちですので、
事前に診断書を送る旨を会社に伝えて、
送付する部署などを
聞いておくのがいいでしょう。
会社宛てに送るのであれば
「株式会社○○御中」
で良いですが、
担当者に宛てるものでしたら
「○○様」
と記入しましょう。
住所と宛名を書いたら、
封筒の隅に
「診断書在中」
と一言付け加えておくと、
担当者の方も分かりやすくなり、
手続きもしやすくなります。
診断書在中の書く場所や
色などを紹介している記事はこちら
まとめ
会社に診断書を送る時は、
休職や退職などの届け出と
一緒にすることが多いですよね。
会社に迷惑をかけていると、
肩身の狭い思いをすることも多いでしょうから、
最低でもきちんとした提出方法で
イメージを悪くしないようにしたいものです。
今回ご紹介した方法を参考に、
社会人としてのルールをきちんと守って
診断書は提出するようにしましょうね！
