メールの宛名は
部署のときや
社外と社内では違います。
メールって便利なので
いろんな場面で使われていると思いますが
意外と間違えて使っていませんか？
今回は宛名の敬称を紹介していきます。
メールの宛名が部署の場合
部署にメールを送る時の
宛名の敬称は
社外・社内で異なります。
社内の場合
「●●●部 御中」
社内の場合は、
会社名は省略して問題ないと思いますが
同じ社内の中の別の部署宛てに送るのであっても
「御中」をつけるのが基本になります。
社内宛てのメールでも
ルールはしっかり守らなければいけませんね。
社外の場合
「〇〇〇〇株式会社 ●●●部 御中」
社内宛てと同様で御中をつけるのですが、
社外の場合は
会社名を必ずつけるようにしましょう。
次に、
社内の部署内の方を特定しない場合のメールの宛先は
「御中」で問題ありませんが
部署全員の方にメールを読んでほしいという場合には
「各位」が正しいでしょう。
また、
ここで注意してほしいことは
「御中」「各位」の敬称を使う場合は
「様」までつけてしまうと
二重敬語になってしまいますので、
気を付けるようにしてください。
メール一つにも
ルールやマナーがきちんと存在するのです。
メールは簡単に使えるので、
軽く思いがちですが
メールを送るのも大事な仕事の一つです。
社内、社外問わず
気持ちよく仕事をするためにも
メールを使いこなせるように
お手伝いが出来れば幸いです。
メールで差出人を連名で書きたい！順番は誰から？
会社で送るメールや書類は個人でも送りますが
「連名」でメールを送ったり、
書類を作成したりすることも多いはずです。
さて、
あなたはその「連名」を
知っていますか？
連名とは、
複数の方の名前を並べて記載することで、
個人名、部署、別会社と連名で送ったりと
種類は様々です。
連名でメールを出す時の例を一部ではありますが
下記の通りご紹介させて頂きますね。
同じ会社で部署も同じ方が連名で出す場合
株式会社〇〇〇〇〇
●●●部
部長 △△△ △△
課長 ▲▲▲ ▲▲
このような場合の基本的な考えとしては、
上位に記載する方はメールの業務内容の責任者です。
その下に記載する方は、
窓口や担当されている方を記載します。
同じ会社の別の部署に所属の方と連名で出す場合
株式会社〇〇〇〇
●●●部
主任 △△△ △△
□□□部
主任 ▲▲▲ ▲▲
このような場合、差出人の部署がそれぞれ違う事を
正確に記載する必要があります。
上位に書く方は
メールを出す内容と関連性が強い部署の方を
記載するようにしてください。
さて、
仕事以外で連名を使う場合は、
案内状や年賀状などの場面などで
連名にしているのを
よく目にするのではないでしょうか。
仕事以外で連名を使う基本として、
夫婦の場合は名字を省略したりしますし、
また、
人数が多い場合も
略したりすることってありますよね。
しかし、
会社でメールや書類を作成する場合に
連名にする時は省略をしてはいけません。
省略することは失礼になりますので
そこは注意するようにしましょう。
連名にて失礼いたします！メールで好印象の書き方！
メールは電話と違って、
相手の時間を拘束せずにすむという事が
大きなメリットだと思います。
しかし、
相手がいつ読むのか。
緊急に対応してほしいんだけどな~。
すぐに確認してほしい内容なのだけど。
そのような事がデメリットで上げられることも事実ですよね。
だけど、
そんな時はメールで用件を送った後に電話をして
すぐに確認してほしい事を伝えると
トラブルにもならないし
相手の方にもよい印象を与える事が
出来るのではないでしょうか。
また、
差出人を「連名」で送る時のポイントは
上記で書かせて頂きましたので
「連名」で送る場合はそちらを参考に記載頂き
さらに
「連名にて失礼いたします」
というような一行を付け加えてみてください。
その一行を付け加える事で、
メールを受け取る側の印象も
違うのではないでしょうか。
そして、
相手に仕事を依頼するメールを送る時は、
それがどのような内容であったとしても
相手の時間を取らせてしまうという事を忘れないでください。
依頼する相手に、
何をお願いしたいのかを整理して
相手が分かりやすいような言い方と
文面からも誠実さが分かるような内容のメールを
送れるといいですよね。
何度も言いますが
メールは顔や気持ちが分からないやりとりなのです。
そして、
メールは一番簡単なやり取りではありますが、
電話や直接会ってお話しする事よりも、
気を使う必要があると思います。
まとめ
メールってとても便利です。
しかし、
メールを打つ言葉使いやマナーに注意しないと
知らないうちに悪い印象がついてしまう可能性だってあります。
私もメールを送る時は、
何度確認をしても送信ボタンを押すのに
とても時間がかかってしまっていました。
あなたの印象だけでなく、
会社の印象さえも悪くなってしまっては大変なので
ぜひメールの書き方やルールを覚えて頂き、
相手のことも考えて
上手くメールを使いこなせるようになりましょう。
